Diese 5 Fragen müssen Sie sich stellen, wenn Sie sich das monatliche Reporting erleichtern wollen.

Herr K. wollte nach dem Jahresabschluss Veränderungen im Reporting. Bisher hatte die Finanzabteilung bestehend aus 2 Mitarbeiterinnen, nennen wir sie einfach mal Frau M. und Frau K. , immer alles hinbekommen, auch wenn es nicht ganz “schmerzfrei” war. Aber der letzte Jahresabschluss hatte alle ganz schön “geschafft”. Die Termine konnten nur unter größter Anstrengung gehalten werden.

“Da muss was passieren”, sagt er mir bei unserem ersten Telefonat.

Sind Sie neugierig wie es weiterging? Dann habe ich heute einen Blick hinter die Kulissen und 5 Fragen, die wir uns damals gestellt haben und die Sie sich vielleicht auch stellen sollten.

Tipp Monatsabschluss

1) Welche Aufgaben müssen monatlich gemacht werden, damit der Monatsabschluss und das Reporting erstellt werden kann?

Erfassen Sie lückenlos alle Aufgaben, die gemacht werden müssen, seien sie noch so klein und mal eben schnell gemacht. Eine Kollegin von mir sagt immer: mal eben ist zu lange, wenn man im Stress ist. Und ich stimme ihr vollkommen zu. Sie werden am Ende erstaunt sein, wie viele Aufgaben reibungslos laufen müssen, damit sie pünktlich die Zahlen haben und damit Ihre Termine einhalten können.

2) Wann müssen die Aufgaben gemacht werden?

Schreiben Sie sich auf, wann welche Aufgabe gemacht werden muss. Gerade der Überblick über den zeitlichen Ablauf ist enorm von Bedeutung. Nur so sehen Sie, wo es knirscht und können sich dann darum kümmern, das zu ändern. Hier reicht dann nicht nur allein das Datum sondern am besten auch mit Uhrzeit, denn nur so kann ein Rad ins andere greifen. Überstunden, weil der Kollege erst kurz vor seinem Feierabend liefert und Sie darauf warten? Das ist damit Vergangenheit. Okay, klappt vielleicht nicht immer, aber in den meisten Fällen.

3) Von welchen Personen werden Informationen benötigt?

Viele Daten und Informationen kommen nicht nur aus der Buchhaltung. Es gibt einfach zu viele Schnittstellen in andere Abteilungen. Darüber sollten Sie sich im Klaren sein und optimalerweise haben Sie hier auch mehr als einen entsprechenden Ansprechpartner. Denn schnell ist mal ein Mitarbeiter krank oder vielleicht schlicht im Urlaub und dann können Sie niemanden fragen bzw. müssen ggfs. warten bis er zurückkehrt und das macht unnötig Stress.

Ich sehe oft, dass auch die Aufgaben dann lieber von der Buchhaltung übernommen werden, weil man dann nicht von anderen abhängig ist. Das ist jedoch riskant! Gerade wenn es mal wieder heiß hergeht, kommt man schnell ins Schwitzen.

Also mein klarer Tipp: Die Daten sollten direkt von der Quelle geliefert werden. Was meine ich damit? Der Vertrieb muss die Daten beispielsweise für Kundenboni liefern, das kann nicht die Aufgabe der Buchhaltung sein. Wenn man Daten bekommt, muss geprüft werden, ob sie so auch leicht weiterzuverarbeiten sind. Sagen Sie beispielsweise dem Vertriebler, wenn in seiner Liste etwas fehlt und ergänzen Sie es nicht selbst. Oder am besten erarbeiten Sie gemeinsam eine Vorlage, wie die Liste, die Sie benötigen aussehen muss.

4) Welche Anforderungen kommen aus der Zentrale?

Gerade beim monatlichen Reporting kommt es regelmäßig zu Veränderungen oder zu Rückfragen. Schauen Sie sich an, was in der Regel gefragt wird und bereiten Sie die Unterlagen im Rahmen des Monatsabschlusses bereits entsprechend vor. Dann müssen Sie nicht jeden Monat “neu” anfangen. Vorbereitung ist alles und erleichtert das Leben ungemein. Glauben Sie mir, ich weiß, wovon ich spreche.

5) Welche Schnittstellen haben wir außerhalb des Unternehmens?

Benötige ich Informationen von außen z.B. vom Steuerberater oder aber einem anderen externen Dienstleister. Wenn ja, sollten Sie sich noch weitere Fragen stellen:

  • Wie gehe ich mit externen Dienstleistern um?
  • Brauche ich diese noch oder kann ich Aufgaben wieder zurück ins Team holen?
  • Wie halte ich es hier mit der Kommunikation?
  • Muss ich Unterlagen anfordern oder hat der Dienstleister eine ganz klare Anforderung, welche Unterlagen wann von Ihnen gebraucht werden?
  • Und bei allen Fragen sollte eine nicht fehlen, nämlich: Was läuft gerade gut und was können wir daraus lernen?!

Aber zurück zu Herrn K. und seinem Team.

Was war also im Jahresabschluss geschehen?

Es kam zu Rückfragen der Zentrale und die Mitarbeiterinnen von Herrn K. konnten diese nicht beantworten? Warum? Ganz einfach: der Steuerberater hatte noch Abschlussbuchungen vorgenommen und die beiden waren darüber nicht informiert worden. Also galt es, im stetigen “Dreieck” zu kommunizieren. Die Zentrale stellte Fragen, Frau K. und Frau M. leiteten diese weiter an den Steuerberater und dann gingen die Antworten an die Zentrale.

Sie können sich sicher vorstellen, dass es so keinen Spaß gemacht hat. Für alle stieg der Druck enorm und die Termine mussten eingehalten werden. So in das neue Jahr zu starten, war ein echter Albtraum, den so keiner wiederholen wollte.

2 Systeme und damit Doppelarbeiten

Das dabei zwei unterschiedliche Systeme genutzt wurden, machte dies natürlich nicht gerade einfacher. Frau K. und Frau M. buchten in ihrem ERP System und der Steuerberater nutzte DATEV. Zwei Systeme, die komplett losgelöst voneinander waren.

Was bedeutete das?

Die Mitarbeiterinnen mussten die Buchungen vom Steuerberater nachbuchen und der Steuerberater umgekehrt die Buchungen, die von den beiden in ihrem System erledigt wurden. Und glauben Sie mir, das war eine ganze Menge. Man konnte die Stunden gar nicht mehr zählen, die man damit verbrachte.

Aber das war nicht alles

Es gab viele weitere Aufgaben, die im Rahmen des Jahresabschluss bewältigt werden mussten. Zum einen war das Reporting ausführlicher und die Rückfragen des Controllers, der das Reporting für die Tochtergesellschaft übernahm, waren enorm. Gefühlt kam jede Minute eine neue E-Mail, die bearbeitet werden musste und das mit einer Frage, die man nicht ohne Unterstützung beantworten konnte.

Der Druck stieg an und wurde immer mehr. Sie können sich vorstellen, dass man da nur noch sagen kann: “Augen zu und durch”.

Tag der Abrechnung

Irgendwann kam der Tag der Abrechnung, nämlich die des Steuerberaters. Denn dort wurden die Stunden schon genau erfasst und da wurde nochmal mehr bewusst: hier muss sich was ändern.

Wie sah unsere Lösung dazu aus?

Die Abschlussbuchungen wurden ab sofort von Frau M. und Frau K. selbst gebucht, dies führte dazu, dass der Druck auf alle Beteiligten geringer wurde und die beiden jederzeit zu den Buchungen Auskunft geben konnten.

Dies brachte eine enorme Erleichterung für das Team und den Steuerberater.

Gerade wenn man in die Deadlines der Amerikaner einhalten muss, bleibt es einem verwährt, etwas in den Abläufen zu ändern, weil einem schlicht die Zeit in dem Moment fehlt. Da wird maximal eine Notiz gemacht mit dem Vermerk, sich bei Gelegenheit damit zu beschäftigen.

Mein Tipp an Sie: Setzen Sie sich nach dem Abschluss zusammen und gehen Sie diese Themen an. Denn nach dem Abschluss ist bekanntlich vor dem Abschluss.

Erfolg auf ganzer Linie

Innerhalb kürzester Zeit konnten wir gemeinsam die Belastung im Abschluss reduzieren. Fr. K. und Frau M. sind in der Lage, sämtliche Rückfragen zu beantworten, aktuell übernehmen sie sogar zusätzliche Reporting-Aufgaben, die bisher beim Controller in der Zentrale lagen.

Fazit: Es muss nicht immer ein Riesenprojekt sein, manchmal sind es die kleinen Dinge, die das Leben und die Arbeit enorm vereinfachen.

Wollen Sie auch ihr Reporting verbessern wie Herr K.? Dann können Sie über diesen Link einen Termin bei mir buchen!

 

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