Vom Zählen zum Bilanzieren: Mit der Inventur-Checkliste zu noch mehr Effizienz beim Monatsabschluss

Was ist bei der Inventur zu berücksichtigen, woran sollten Sie unbedingt denken und welche Punkte dürfen auf Ihrer Inventur-Checkliste auf keinen Fall fehlen? In diesem Artikel erfahren Sie, warum eine akkurate Inventur ein absolutes Must-have für einen effizienteren Monatsabschluss darstellt.

Inventur-Checkliste

Die Inventur ist das Bindeglied zwischen Logistik und Buchhaltung. Die daraus gewonnenen Daten fließen dementsprechend auch in den Monatsabschluss ein. Da an der Inventur das komplette Unternehmen aktiv beteiligt ist und der Inventurprozess teilweise langer Vorbereitung bedarf, gilt es früh mit den Vorbereitungen anzufangen. Von den beteiligten Teams bis zur technischen Ausstattung, von der Einsatzplanung bis zur Verpflegung sind viele verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. Dabei hat sich eine Inventur-Checkliste bewährt. Sie hilft dabei, den Überblick zu behalten sowie an wichtige Aufgaben zu denken und sollte unter anderem folgende wichtige Punkte beinhalten:

  • Artikelidentifikation: Die zu überprüfenden Artikel oder Vermögenswerte, einschließlich Produktcodes, Beschreibungen und Einheitspreise
  • Mengeneinheiten: Erfassung der Mengeneinheiten jedes Artikels, z. B. Stückzahl, Kilogramm, Liter etc.
  • Lagerorte: Angabe der genauen Lagerorte oder Regalplätze, an denen sich die Artikel befinden
  • Zählverfahren: Die Methode, nach der gezählt wird, wie Zählen nach Stück, Gewicht oder Volumen.
  • Zählteam: Die Namen der Teammitglieder, die an der Inventur teilnehmen, sowie deren Rollen und Verantwortlichkeiten.
  • Zähldatum und -zeit: Das Datum und die Uhrzeit, zu der die Inventur durchgeführt wird.
  • Information an die anderen Abteilungen: Während der Inventur muss das Lagerverwaltungssystem gesperrt werden, das bedeutet, dass manche Abteilungen in diesem Zeitraum nicht arbeiten können. Diese gilt es rechtzeitig zu informieren.
  • Vorbereitende Aufgaben: Auflistung der Aufgaben, die vor der eigentlichen Zählung durchgeführt werden müssen, wie das Reinigen und Organisieren des Lagerbereichs
  • Dokumentation: Bereitstellung von Inventurblättern oder -formularen, auf denen die gezählten Mengen notiert werden können.
  • Interne/externe Auditoren: Wenn erforderlich, Angabe von Zeugen oder unabhängigen Prüfern, welche die Zählung überwachen.
  • Abweichungen und Unregelmäßigkeiten: Festhalten von Abweichungen, Fehlmengen oder sonstigen Unregelmäßigkeiten, die während der Inventur festgestellt werden.
  • Unterschrift und Bestätigung: Unterschriften der Teammitglieder und gegebenenfalls interne oder externe Auditoren zur Bestätigung der durchgeführten Inventur.

Gut zu wissen: Je nach Unternehmen und Branche können diese Punkte selbstverständlich variieren oder müssen durch weitere ergänzt werden.

Warum ist es so wichtig, eine Inventur-Checkliste zu haben?

In meiner eigenen Praxis erinnere ich mich an einen Fall, bei dem in einem Unternehmen versehentlich das ERP-System während der Inventur nicht gesperrt wurde. 

Das ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine Software, die die Unternehmensprozesse unter anderem im Bereich Finanzen, Personalwesen, Fertigung, Lieferkette, Services und Beschaffung abbildet und damit unterstützt. 

Statt blind zu zählen, wurde der aktuelle Lagerstand aus dem System verwendet, da die Mitarbeiter einfach nachgesehen haben, statt zu zählen. Die Bilanz, die vor der Inventur gezogen wurde, stimmte somit nicht mit der Bilanz nach der Inventur überein, was bei einer Prüfung im Rahmen der Inventur auffiel. Das System war für Buchungen nicht gesperrt worden. Dies führte zu Lagerbewegungen während der Inventur. Diese musste daraufhin sofort gestoppt werden. Denn es musste erstmal  mit der neuen amerikanischen Muttergesellschaft geklärt werden,  wie zu verfahren ist. Die deutsche Tochtergesellschaft musste die Inventur von vorn beginnen. Ein weiterer Ausfallstag, in dem das Unternehmen mehr oder weniger stillgelegt war, war die Folge – ein großer finanzieller Schaden, der mit einer entsprechenden Abstimmung und einer gut geführten Inventur-Checkliste vermeidbar gewesen wäre.

So fließt die Inventur in den Monatsabschluss ein

Gerade für produzierende Unternehmen ist die Inventur sehr wichtig, weil sie einen bedeutenden Bilanzposten darstellt. Aus der Inventur können umfassende Erkenntnisse über den Warenbestand und den Lagerumschlag gewonnen werden. Die Inventur ist also ein entscheidender Faktor, um die Genauigkeit der finanziellen Berichterstattung sicherzustellen und hat, wenngleich sie in der Regel nur einmal jährlich stattfindet, auch direkten Einfluss auf den Monatsabschluss:

  • Bewertung des Bestands: Die Inventur liefert die Grundlage für die Bewertung des Warenbestands am Ende des Monats. Die Bestandsbewertung ist wichtig, um den Wert des verbleibenden Inventars im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz korrekt darzustellen.
  • Ermittlung von Aufwands- und Ertragskonten: Die Unterschiede zwischen dem zu Beginn des Monats erwarteten Bestand und dem tatsächlich gezählten Bestand können zu Anpassungen in den Aufwands- und Ertragskonten führen. Beispielsweise können zusätzliche Aufwendungen für ungedeckte Inventurdifferenzen erfasst werden.
  • Finanzielle Berichterstattung: Die Ergebnisse der Inventur werden in den Finanzberichten, insbesondere in der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz, reflektiert. Sie beeinflussen somit direkt die finanzielle Gesundheit und die Gewinnermittlung des Unternehmens.

Gut zu wissen: Die Durchführung einer Inventur und die korrekte Dokumentation sind häufig durch gesetzliche Anforderungen und rechtliche Bestimmungen vorgegeben. Außerdem wird die Inventur teilweise auch von Wirtschaftsprüfern beobachtet und ausgewertet.

Vorteile einer Inventur-Checkliste im Überblick

Gerade im Zusammenhang mit einer US-amerikanischen Übernahme ist Dokumentation unglaublich wichtig. Der amerikanische Mutterkonzern wird im Zuge der Post-Merger-Integration eine genaue Übersicht über die Abläufe und Inventurprozesse einfordern. Aber auch darüber hinaus bietet eine Inventur-Checkliste viele Vorteile:

  • Strukturierte Durchführung: Die Inventur-Checkliste bietet eine klare Struktur und Anleitung für die Inventurdurchführung. Dadurch wird sichergestellt, dass nichts übersehen wird und alle relevanten Informationen erfasst werden.
  • Genauigkeit: Eine gut gestaltete Checkliste hilft, Fehler zu minimieren, da sie sicherstellt, dass alle Artikel gezählt und erfasst werden. Dies führt zu einer höheren Genauigkeit der Bestandsdaten.
  • Zeitersparnis: Checklisten können den Inventurprozess beschleunigen, da sie sicherstellen, dass die Zähler sich auf das Zählen konzentrieren und sich nicht mit der Überprüfung von Anweisungen oder dem Sammeln von Aufgaben befassen müssen.
  • Dokumentation: Checklisten dienen als Aufzeichnungsinstrument, um die Ergebnisse der Inventur festzuhalten. Dies ist wichtig für die Rückverfolgbarkeit, Revisionen und für rechtliche Anforderungen.
  • Einheitlichkeit: Wenn mehrere Personen an der Inventur teilnehmen, gewährleistet die Verwendung einer Checkliste die Einheitlichkeit der Vorgehensweise und der Erfassungsmethoden.
  • Transparenz: Checklisten bieten Transparenz darüber, welche Artikel bereits gezählt wurden und welche noch ausstehen. Dies hilft, den Überblick über den Fortschritt zu behalten.
  • Verbesserte Planung: Mit einer Checkliste können Sie die Inventur im Voraus planen und dabei die erforderlichen Ressourcen, das nötige Personal und den Zeitrahmen besser berücksichtigen.
  • Identifizierung von Problemen: Wenn Unregelmäßigkeiten oder Abweichungen während der Inventur festgestellt werden, können diese in der Checkliste dokumentiert werden, um später analysiert und behoben zu werden.
  • Unterstützung bei Audits: Bei internen oder externen Audits können Checklisten als Nachweis für die ordnungsgemäße Inventur und die Genauigkeit der Bestandsdaten dienen.

Einer der aus meiner Sicht wichtigsten Vorteile einer Inventur-Checkliste ist das Optimierungspotenzial, das sich daraus ergibt. Denn Checklisten ermöglichen es Unternehmen, ihre Inventurprozesse im Laufe der Zeit zu analysieren und zu optimieren, um effizienter zu werden und Kosten zu senken.

Dabei ist zu bedenken, dass eine Inventur-Checkliste nie zu 100 % vollständig und perfekt ist. Deswegen ist es unbedingt nötig, nach jeder Inventur einen Rückblick zu machen, was sich beim nächsten Mal anders machen lässt. Mehr dazu erfahren Sie auch in dieser Folge von „the bridge TV“:

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Inventur-Checkliste – mein Fazit

Inventur-Checklisten sind eine wichtige Grundvoraussetzung für eine genaue Inventur. Sie dienen dazu, den Inventurprozess zu strukturieren, Fehler zu minimieren und wichtige Informationen zu erfassen. Darüber hinaus bieten Inventur-Checklisten Unternehmen die Möglichkeit, Inventurprozesse kontinuierlich zu analysieren und zu optimieren, um effizienter zu werden und Kosten zu senken. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass keine Checkliste jemals zu 100 % vollständig und perfekt ist. Daher ist es ratsam, nach jeder Inventur Optimierungspotenzial für die Zukunft zu identifizieren. Eine gut geführte Inventur-Checkliste kann somit einen unverzichtbaren Beitrag zum wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens leisten und ist auch ein unverzichtbares Werkzeug für einen effizienten Monatsabschluss.

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1 Kommentar
  1. Julia
    Julia sagte:

    Die Verbindung zwischen Logistik und Finanzberichterstattung, die durch die Inventur-Checkliste hergestellt wird, ist entscheidend. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass eine präzise Inventur den Schlüssel für ein erfolgreiches Supply Chain Management darstellt. Die stetige Anpassung und Überprüfung der Liste ist dabei unumgänglich.

    Antworten

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